Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng giúp bạn vừa đảm bảo hiệu suất làm việc, vừa cân bằng được công việc và cuộc sống, duy trì sức khỏe ổn định. Thế nhưng bạn đã biết cách cải thiện kỹ năng này một cách hiệu quả? EduHub sẽ bật mí cho bạn những phương pháp được kiểm chứng bởi các chuyên gia tại bài viết!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng kiểm soát tốt thời gian, sắp xếp, phân chia công việc một cách khoa học, hợp lý.
Thông thường, trước khi bắt tay vào thực hiện một công việc nào đó, việc đầu tiên cần làm chính là lên kế hoạch chi tiết. Tùy vào mục đích, mỗi người sẽ lập bảng kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần, tháng, quý hoặc năm…
Có một lưu ý là tiêu chí đánh giá kỹ năng này được tính dựa trên kết quả đạt được, không phải dựa vào thời gian nhanh hay chậm.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Cùng điểm qua những lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian dưới đây:
- Tăng năng suất làm việc: Khoa học đã chứng minh, khi cùng thực hiện một công việc trong khoảng thời gian tương tự nhau, nhưng thành tích của mỗi người lại có sự khác biệt nhất định.
- Hạn chế tình trạng stress: Thực tế đã chứng minh, khi lên kế hoạch và phân chia công việc một cách hợp lý, bạn sẽ giải quyết các vấn đề một cách suôn sẻ hơn. Nhờ đó mà tinh thần cũng thoải mái hơn, hạn chế tình trạng dồn việc gây stress.
- Tiết kiệm thời gian làm việc: Người có khả năng quản trị thời gian tốt sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn, ít sai sót và được đánh giá cao hơn.
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Mỗi ngày, chúng ta chỉ có 24 giờ để làm việc, thư giãn, ăn uống, chăm sóc gia đình. Do đó việc sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp bạn đảm bảo chất lượng công việc, vừa có thời gian quan tâm tới các vấn đề khác.
- Khắc phục các thói quen xấu như tính lười biếng, thái độ trì hoãn gây ảnh hưởng tới tiến độ làm việc chung của cả một tập thể.
Phương pháp rèn kỹ năng quản lý thời gian từ chuyên gia
EduHub xin giới thiệu tới bạn một số quy tắc và phương pháp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được các chuyên gia tâm lý hàng đầu thế giới khuyên dùng.
Áp dụng quy luật 80/20
Quy luật 80/20 được xây dựng dựa trên kết quả dựa trên nguyên cứu của nhà kinh tế học Pareto (người Ý). Vì vậy mà quy luật này còn được biết đến với cái tên nguyên tắc Pareto.
Theo nguyên tắc này, bạn cần lập danh sách những công việc cần thực hiện. Từ đó xác định 20% công việc quan trọng, tạo ra nhiều giá trị nhất (hơn 80% tổng giá trị các công việc còn lại) để thực hiện trước.
Thông qua đó, hạn chế tối đa việc lãng phí quá nhiều thời gian vào những việc không đáng, gây trì hoãn tốc độ hoàn thành công việc.
Phương pháp 4D
4D là phương pháp quản lý thời gian khá đơn giản, dễ ghi nhớ và thực hiện. Trong đó:
- Do là bắt tay vào làm những công việc cần phải hoàn thành.
- Dump là loại bỏ những công việc không đem lại giá trị.
- Delegate là ủy thác, giao việc cho những cá nhân có khả năng tốt hơn bạn.
- Defer là hãy ghi chú và lập kế hoạch để thực hiện công việc trong tương lai gần.
Điểm mấu chốt là bạn cần tập trung giải quyết triệt để công việc này trước khi bắt tay vào thực hiện những việc tiếp theo. Đồng thời cũng nên tập trung làm những việc quan trọng, cấp thiết trước.
Phương pháp quản lý thời gian 40-30-30-10
Đây là phương pháp quản lý thời gian có thể ứng dụng vào mọi lĩnh vực giúp bạn có một chuẩn mực chung để phân bổ thời gian sao cho hợp lý nhất.
Tỉ lệ 40-30-30-10 được hiểu như sau:
- 40% thời gian cho công việc quan trọng nhất
- 30% thời gian cho công việc có mức độ quan trọng tiếp theo
- 30% thời gian cho công việc quan trọng cấp thứ 3
- 10% thời gian dành để cân bằng tất cả mọi thứ.
Theo nguyên tắc này, bạn cần sắp xếp 3 công việc quan trọng nhất và giải quyết lần lượt theo thứ tự ưu tiên lần lượt. Đôi khi, chỉ cần thay đổi một chút về mặt thứ tự này cũng có thể giúp bạn gặt hái được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống đấy!
Ma trận Eisenhower
Ma trận này được đặt theo tên của tổng thống Dwight D.Eisenhower (Hoa Kỳ) – cha đẻ của phương pháp giúp làm tăng hiệu suất công việc và loại bỏ các tác nhân gây ảnh hưởng tới kết quả.
Khi áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ cần liệt kê tất cả công việc phải làm và gắn các đầu việc này với mức độ cấp thiết:
- Mức độ khẩn cấp (cần phải thực hiện tức thời): chiếm khoảng 20% tổng quỹ thời gian.
- Mức độ quan trọng: chiếm khoảng 60% quỹ thời gian.
- Mức độ không quan trọng nhưng cần thiết: chiếm khoảng 15% quỹ thời gian.
- Mức độ không cần thiết: chiếm dưới 5% quỹ thời gian.
Hy vọng những thông tin về kỹ năng quản lý thời gian được EduHub nêu trên đã mang tới cho bạn kiến thức cơ bản về kỹ năng này và nắm được phương pháp rèn luyện hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các sách kỹ năng quản lý thời gian để tích lũy thêm kinh nghiệm!
