Kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng bắt buộc mà mỗi nhân viên văn phòng cần phải trau dồi nếu muốn hoàn thành tốt công việc. Vậy bạn đã thật sự hiểu về kỹ năng này chưa?
Cùng EduHub tìm hiểu chi tiết về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản tại bài viết!
Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng là khả năng thao tác trên máy tính phục vụ cho công việc như đánh máy, soạn thảo văn bản, giải nén file, nhập dữ liệu, trình chiếu, sử dụng thuần thục các tính năng của hệ điều hành Window.
Bên cạnh đó, người giỏi kỹ năng tin học còn có thể sử dụng các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel, Powerpoint hay truy cập và tìm kiếm thông tin trên Internet.
Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng
Hầu hết các doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân sự đều đánh giá các yếu tố sử dụng các kỹ năng mềm nói chung và kỹ năng tin học nói riêng. Bởi chỉ khi thành thục kỹ năng tin học kỹ năng tin học cơ bản bạn mới có thể đáp ứng tốt các công việc gồm soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ như hợp đồng, biên bản hay các bài tin tức; công việc kế toán – kiểm toán cần quản lý số liệu, công việc liên quan đến quản lý hành chính – nhân sự…
Đối với môi trường công sở, sử dụng các kỹ năng tin học sẽ giúp bạn đơn giản hóa công việc, tiết kiệm công sức và thời gian, xây dựng được giá trị của bản thân so với đồng nghiệp.
Không những thế, giỏi kỹ năng tin học cũng giúp bạn mở rộng các cơ hội tìm việc làm freelancer như soạn thảo văn bản, viết content, thiết kế powerpoint… để kiếm thêm thu nhập.
Điểm danh các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
Hiện nay, có rất nhiều kỹ năng tin học văn phòng cần biết rõ về cả lý thuyết và thực hành. Phải kể đến một vài kỹ năng phổ biến như:
Kỹ năng sử dụng Word
Word là loại công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Ứng dụng này cho phép người dùng trình bày văn bản bằng chữ hay trang trí phông chữ, màu sắc và chèn hình ảnh, âm thanh, đồ họa, vẽ sơ đồ, biểu đồ, thêm ký tự (symbol), chèn hyperlink, ghi chú… Không những thế, Word còn có tính năng kiểm tra ngữ pháp câu và chính tả giúp cho việc soạn thảo của bạn diễn ra nhanh chóng, đơn giản hơn rất nhiều.
Để có kỹ năng Word trong tin học văn phòng tốt, bạn cần trau dồi kỹ năng đánh máy, định dạng văn bản theo chuẩn đồng bộ từ font, cỡ chữ đến màu chữ, cách thụt đầu dòng, tab, tách và căn đoạn hoặc thao tác thiết lập khổ in, đánh dấu trang, lề in, cài đặt header, footer…
Kỹ năng sử dụng Excel
Excel là công cụ được thiết kế bởi Microsoft cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu, tính toán và làm báo cáo nhanh chóng. Người dùng có thể dễ dàng nhập số liệu và lập công thức tính toán vào các ô, cột theo sự sắp xếp có chủ đích.
Giao diện của Excel rất đơn giản, dễ sử dụng bởi chủ yếu thao tác, thiết lập và xử lý số liệu thông qua bảng tính. Nhiệm vụ của bạn là nắm vững các bảng định dạng dữ liệu bảng tính cùng các hàm đơn giản như If, Sum, Sumif, Countif, Average, Min, Max,Now Vlookup, Hlookup…
Kỹ năng sử dụng PowerPoint
PowerPoint là công cụ thiết kế và trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã được soạn thảo và chèn thêm các hiệu ứng amination sinh động. Phần mềm này phục vụ cho công tác giảng dạy của giáo viên, làm việc nhóm hay phục vụ công tác thuyết trình trong nội bộ phòng ban, công ty hay thuyết phục khách hàng.
Phần mềm PowerPoint đóng vai trò giúp bạn truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu, súc tích, hiệu quả và sáng tạo hơn hẳn so với thuyết trình không có hình ảnh minh hoạ. Sử dụng phần mềm PowerPoint bạn cần biết thêm một số kỹ năng như phối màu hài hòa và chọn hiệu ứng sinh động, độc đáo khi chuyển tiếp giữa các slide.
Kỹ năng soạn thảo email
Soạn thảo nội dung Email là một kỹ năng mà nhân viên văn phòng cần phải trau dồi rèn luyện mỗi ngày. Kỹ năng sử dụng Email yêu cầu bạn không chỉ sử phần mềm này như một công cụ chuyển tiếp hình ảnh, tệp đính kèm mà còn phải quan tâm tới cách đặt tiêu đề, lời chào mở đầu, triển khai nội dung và chữ ký.
Sử dụng Email cũng là một nghệ thuật giao tiếp, một Email khoa học được gửi đi sẽ khiến hình ảnh của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, khách hàng.
Phương pháp cải thiện kỹ năng tin học văn phòng
Bạn hoàn toàn có thể học kỹ năng tin học văn phòng ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường để chuẩn bị hành trang tốt nhất trước khi đặt chân vào thị trường lao động bằng cách:
- Đăng ký các khóa học tin học: Bạn có thể đăng ký các lớp offline tại trung tâm dạy kỹ năng hoặc online trên các nền tảng giáo dục uy tín như LinkedIn Learning, Udemy và Coursera.
- Truy cập nguồn tạo ra phần mềm đang sử dụng: Nếu bạn đang học tập hoặc nghiên cứu về một ứng dụng ví dụ như Canva thì hãy truy cập trang web của công ty tạo ra nó. Từ đó bạn có thể tích lũy được thêm kiến thức thông qua các hướng dẫn sử dụng, câu hỏi thường gặp hoặc các khóa học sử dụng.
- Tìm hiểu nguồn đào tạo miễn phí trên các nền tảng xã hội như Youtube, hội nhóm trên Facebook hoặc các diễn đàn chia sẻ: Hiện nay có rất nhiều nhà sáng tạo nội dung đi theo hướng chia sẻ kiến thức sử dụng các phần mềm phục vụ công việc hoàn toàn miễn phí. Việc bạn cần là dành thời gian học hỏi theo hướng dẫn cho đến khi thành tạo kỹ năng đó.
Trên đây là những kiến thức về các kỹ năng tin học văn phòng mà EduHub muốn chia sẻ đến bạn. Sở hữu kỹ năng tin học văn phòng đem lại lợi thế lớn trong quá trình ứng tuyển vào các doanh nghiệp cho dù bạn đang làm bất cứ ngành nghề nào.
